結果を出す支払いリマインダーの送り方
プロフェッショナルなリマインダーは、顧客関係を損なうことなく支払いを受けるのに役立ちます。
支払いリマインダーが重要な理由
調査によると、支払い遅延の87%は意図的ではありません。プロフェッショナルなリマインダーで、ほとんどの未払い請求書を回収できます。
支払いリマインダーのタイムライン
支払い期限が近づいていることをクライアントに思い出させる
トーン: フレンドリー、親切
本日が支払い期限であることを通知
トーン: プロフェッショナル、直接的
延滞請求書について穏やかにリマインド
トーン: 理解ある、見落としを想定
より直接的なリマインダー、サポートを提供
トーン: 心配、解決志向
エスカレーション前の正式な通知
トーン: 毅然、プロフェッショナル
直接対話または正式な措置
トーン: 真剣、行動志向
支払いリマインダーのメールテンプレート
フレンドリーな事前リマインダー
件名: お支払いのご案内 - 請求書 #{number}
{client_name} 様
お世話になっております。請求書 #{number}(金額:{amount})の支払い期限が{due_date}に迫っておりますので、ご案内申し上げます。
ご参考までに請求書を再度添付いたしました。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
お支払いは{payment_methods}にて承っております。
今後ともよろしくお願いいたします。
{your_name}最初の延滞リマインダー(1-3日)
件名: お支払いのお願い - 請求書 #{number}
{client_name} 様
請求書 #{number}(金額:{amount})について、{due_date}が支払い期限でしたので、ご連絡いたします。
お忙しい中恐れ入りますが、念のためリマインダーをお送りいたしました。すでにお支払いいただいている場合は、このメッセージをご無視ください。
請求書についてご質問がございましたら、お気軽にお知らせください。
よろしくお願いいたします。
{your_name}2回目のフォローアップ(7-14日延滞)
件名: ご対応のお願い:請求書 #{number} が延滞しています
{client_name} 様
請求書 #{number}(金額:{amount})について、現在{days}日延滞となっておりますので、ご連絡いたします。
請求書や完了した作業に問題がないか確認させていただきたく存じます。何かお困りのことや、お支払いについてご相談がございましたら、お知らせください。
お支払い予定日をお知らせいただけますでしょうか。
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。
{your_name}最終通知(30日以上延滞)
件名: 【重要】請求書 #{number} に関する最終通知
{client_name} 様
請求書 #{number}(金額:{amount})について、現在{days}日延滞となっておりますので、最終通知をお送りいたします。
これまで何度かご連絡いたしましたが、未だお支払いが確認できておりません。今後の対応を避けるため、7日以内にお支払いいただきますようお願いいたします。
お支払いに支障がある場合は、すぐにご連絡いただき、対応策についてご相談ください。
{final_date}以降、契約に基づき代替の回収方法や延滞料金の適用を検討せざるを得ない場合がございます。
良好なビジネス関係を大切にしており、速やかな解決を願っております。
{your_name}リマインダーのベストプラクティス
常にプロフェッショナルに
コミュニケーションで不満を見せないでください。何度フォローアップしてもプロフェッショナルなトーンを維持しましょう。
具体的に
すべてのリマインダーに請求書番号、金額、支払い期限、支払い方法を含めましょう。支払いを簡単にしましょう。
請求書を添付
常に請求書のコピーを添付してください。クライアントは原本を紛失したり、すぐに見つけられないかもしれません。
サポートを提供
請求書に関する質問や問題がないか確認しましょう。紛争が支払い遅延の原因になることがあります。
すべてを記録
すべての連絡試行の記録を保管してください。エスカレーションが必要な場合に保護されます。
電話のタイミングを知る
2-3通のメール後は、電話をかけましょう。会話はメールのやり取りより早く問題を解決することが多いです。
明確な期待を設定
フォローアッププロセスを事前にクライアントに知らせましょう。契約に支払い条件と延滞料金ポリシーを含めてください。
可能な限り自動化
請求ソフトウェアを使用して自動リマインダーを送信しましょう。一貫性を確保し、時間を節約できます。
すべきこととすべきでないこと
すべきこと
- リマインダーを一貫してスケジュール通りに送信
- プロフェッショナルで敬意あるトーンを維持
- すべての関連する請求書の詳細を含める
- 複数の支払いオプションを提供
- 必要に応じて電話でフォローアップ
- すべての連絡試行を記録
すべきでないこと
- 攻撃的または脅迫的な言葉を使用
- リマインダーを頻繁に送りすぎる(毎日)
- クライアントの意図について最悪を想定
- 延滞請求書を無視して支払いを期待
- 結果についての空約束
- 支払い問題を公に議論
よくある質問
行動を起こす前に何通のリマインダーを送るべきですか?
一般的に、30-45日間で3-4通のメールリマインダーを送り、その後電話をかけます。試みにもかかわらず60日間未払いの場合は、正式な回収手続きを検討してください。
延滞料金を請求すべきですか?
契約に延滞料金条項が含まれている場合は、はい。早期のリマインダーで延滞料金の可能性に言及し、記載通りに適用してください。一貫性が鍵です。
クライアントが請求書に異議を唱えた場合はどうすればよいですか?
リマインダーシーケンスを停止し、紛争に対処してください。懸念を聞き、文書を提供し、解決に向けて取り組んでください。解決後にリマインダーを再開します。
遅延支払いのクライアントとの取引をいつ停止すべきですか?
クライアントが常に30日以上遅れて支払う場合や、すべての請求書に複数のリマインダーが必要な場合は、将来の仕事には前金または前払いを要求するか、関係を終了してください。
回収業者を使うべきですか?
90日以上延滞で返答がない請求書には、回収業者が役立つかもしれません。通常、回収額の25-50%を取ります。債務を帳消しにするコストと比較検討してください。