प्रभावी भुगतान रिमाइंडर कैसे भेजें
पेशेवर रिमाइंडर आपको ग्राहक संबंधों को नुकसान पहुंचाए बिना भुगतान पाने में मदद करते हैं।
भुगतान रिमाइंडर क्यों महत्वपूर्ण हैं
अध्ययन बताते हैं कि 87% देर से भुगतान अनजाने में होते हैं। एक पेशेवर रिमाइंडर अधिकांश बकाया इनवॉइस वसूल कर सकता है।
भुगतान रिमाइंडर समयरेखा
क्लाइंट को याद दिलाएं कि भुगतान जल्द देय है
स्वर: मैत्रीपूर्ण, सहायक
नोट करें कि भुगतान आज देय है
स्वर: पेशेवर, प्रत्यक्ष
बकाया इनवॉइस के बारे में धीरे से याद दिलाएं
स्वर: समझदार, भूल मानता है
अधिक सीधा अनुस्मारक, मदद की पेशकश
स्वर: चिंतित, समाधान-केंद्रित
वृद्धि से पहले औपचारिक सूचना
स्वर: दृढ़, पेशेवर
सीधी बातचीत या औपचारिक कार्रवाई
स्वर: गंभीर, कार्रवाई-उन्मुख
भुगतान रिमाइंडर ईमेल टेम्प्लेट
मैत्रीपूर्ण पूर्व-देय अनुस्मारक
विषय: आगामी भुगतान अनुस्मारक - इनवॉइस #{number}
नमस्ते {client_name},
आशा है आप अच्छे हैं! यह एक मैत्रीपूर्ण अनुस्मारक है कि इनवॉइस #{number} {amount} की {due_date} को देय होगी।
आपकी सुविधा के लिए, मैंने इनवॉइस फिर से संलग्न किया है। कृपया मुझे बताएं यदि आपके कोई प्रश्न हैं।
भुगतान {payment_methods} के माध्यम से किया जा सकता है।
आपके व्यवसाय के लिए धन्यवाद!
सादर,
{your_name}पहला बकाया अनुस्मारक (1-3 दिन)
विषय: भुगतान अनुस्मारक - इनवॉइस #{number} अब देय है
नमस्ते {client_name},
मैं इनवॉइस #{number} के बारे में फॉलो अप करना चाहता था जो {amount} की थी और {due_date} को देय थी।
मैं समझता हूं कि चीजें व्यस्त हो जाती हैं, इसलिए मैं एक त्वरित अनुस्मारक भेजना चाहता था। यदि आपने पहले ही भुगतान भेज दिया है, तो कृपया इस संदेश को अनदेखा करें।
यदि आपके इनवॉइस के बारे में कोई प्रश्न हैं, तो मैं मदद के लिए खुश हूं।
धन्यवाद,
{your_name}दूसरा फॉलो-अप (7-14 दिन बकाया)
विषय: कार्रवाई आवश्यक: इनवॉइस #{number} बकाया है
नमस्ते {client_name},
मैं इनवॉइस #{number} के संबंध में फॉलो अप कर रहा हूं जो {amount} की है और अब {days} दिन बकाया है।
मैं सुनिश्चित करना चाहता हूं कि इनवॉइस या पूर्ण किए गए काम में कोई समस्या नहीं है। यदि कोई समस्या है या आपको भुगतान व्यवस्था पर चर्चा करने की आवश्यकता है, तो कृपया मुझे बताएं।
क्या आप मुझे बता सकते हैं कि मैं भुगतान कब उम्मीद कर सकता हूं?
इस मामले पर आपके ध्यान के लिए धन्यवाद।
सादर,
{your_name}अंतिम सूचना (30+ दिन बकाया)
विषय: अंतिम सूचना: इनवॉइस #{number} तत्काल ध्यान की आवश्यकता है
प्रिय {client_name},
यह इनवॉइस #{number} के संबंध में अंतिम सूचना है जो {amount} की है और अब {days} दिन देरी से है।
पिछले अनुस्मारकों के बावजूद, यह इनवॉइस अभी भी अवैतनिक है। आगे की कार्रवाई से बचने के लिए, कृपया अगले 7 दिनों के भीतर भुगतान की व्यवस्था करें।
यदि भुगतान रोकने वाली परिस्थितियां हैं, तो कृपया विकल्पों पर चर्चा करने के लिए मुझसे तुरंत संपर्क करें।
{final_date} के बाद, मुझे वैकल्पिक वसूली विधियों का पालन करने और/या हमारे समझौते में उल्लिखित विलंब शुल्क लागू करने की आवश्यकता हो सकती है।
मैं हमारे व्यावसायिक संबंध को महत्व देता हूं और आशा करता हूं कि हम इसे शीघ्र हल कर सकते हैं।
सादर,
{your_name}रिमाइंडर के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं
हमेशा पेशेवर रहें
कभी भी अपने संचार में निराशा न दिखाएं। कई बार फॉलो अप करते समय भी पेशेवर स्वर बनाए रखें।
विशिष्ट रहें
हर अनुस्मारक में इनवॉइस नंबर, राशि, देय तिथि और भुगतान विधियां शामिल करें। भुगतान करना आसान बनाएं।
इनवॉइस संलग्न करें
हमेशा इनवॉइस की एक प्रति संलग्न करें। क्लाइंट ने मूल खो दिया हो या जल्दी नहीं मिल रहा हो।
मदद की पेशकश करें
पूछें कि इनवॉइस के साथ कोई प्रश्न या समस्याएं हैं। कभी-कभी विवाद भुगतान में देरी का कारण बनते हैं।
सब कुछ दस्तावेज करें
सभी संचार प्रयासों का रिकॉर्ड रखें। यह आपकी रक्षा करता है यदि आपको वृद्धि करने की आवश्यकता है।
कब कॉल करना है जानें
2-3 ईमेल के बाद, फोन उठाएं। बातचीत अक्सर ईमेल चेन से तेजी से समस्याओं को हल करती है।
स्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित करें
क्लाइंट को पहले से अपनी फॉलो-अप प्रक्रिया के बारे में बताएं। अनुबंधों में भुगतान शर्तें और विलंब शुल्क नीतियां शामिल करें।
जब संभव हो स्वचालित करें
स्वचालित अनुस्मारक भेजने के लिए इनवॉइसिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करें। यह सुसंगतता सुनिश्चित करता है और समय बचाता है।
क्या करें और क्या न करें
करें
- अनुस्मारक लगातार और शेड्यूल के अनुसार भेजें
- स्वर पेशेवर और सम्मानजनक रखें
- सभी प्रासंगिक इनवॉइस विवरण शामिल करें
- कई भुगतान विकल्प प्रदान करें
- जब जरूरत हो फोन कॉल से फॉलो अप करें
- सभी संचार प्रयासों को दस्तावेज करें
न करें
- आक्रामक या धमकी भरी भाषा का उपयोग करें
- बहुत बार अनुस्मारक भेजें (दैनिक)
- क्लाइंट के इरादों के बारे में सबसे बुरा मानें
- बकाया इनवॉइस को यह उम्मीद करते हुए अनदेखा करें कि वे भुगतान करेंगे
- परिणामों के बारे में खाली धमकियां दें
- भुगतान के मुद्दों पर सार्वजनिक रूप से चर्चा करें
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
कार्रवाई करने से पहले मुझे कितने अनुस्मारक भेजने चाहिए?
आम तौर पर, 30-45 दिनों में 3-4 ईमेल अनुस्मारक भेजें, उसके बाद फोन कॉल करें। प्रयासों के बावजूद 60 दिनों के गैर-भुगतान के बाद, औपचारिक वसूली प्रक्रियाओं पर विचार करें।
क्या मुझे विलंब शुल्क लेना चाहिए?
यदि आपके अनुबंध में विलंब शुल्क शर्तें शामिल हैं, तो हां। शुरुआती अनुस्मारकों में विलंब शुल्क की संभावना का उल्लेख करें, फिर बताए अनुसार उन्हें लागू करें। सुसंगतता महत्वपूर्ण है।
यदि क्लाइंट इनवॉइस पर विवाद करता है तो क्या करें?
अनुस्मारक अनुक्रम रोकें और विवाद को संबोधित करें। उनकी चिंताओं को सुनें, दस्तावेज प्रदान करें और समाधान की दिशा में काम करें। समाधान के बाद अनुस्मारक फिर से शुरू करें।
देर से भुगतान करने वाले क्लाइंट के साथ काम करना कब बंद करना चाहिए?
यदि कोई क्लाइंट लगातार 30+ दिन देरी से भुगतान करता है या हर इनवॉइस के लिए कई अनुस्मारकों की आवश्यकता होती है, तो भविष्य के काम के लिए जमा या अग्रिम भुगतान की मांग करें—या संबंध समाप्त करें।
क्या मुझे वसूली एजेंसी का उपयोग करना चाहिए?
90 दिनों से अधिक बकाया इनवॉइस के लिए बिना प्रतिक्रिया के, एक वसूली एजेंसी मदद कर सकती है। वे आमतौर पर वसूल की गई राशि का 25-50% लेते हैं। ऋण को बट्टे खाते में डालने के खिलाफ लागत को तौलें।